Tổng đài điện thoại là hệ thống thiết bị được sử dụng để quản lý các cuộc gọi đến và đi trong một tổ chức. Hệ thống này giúp kết nối các bộ phận với nhau, cũng như với khách hàng, đối tác bên ngoài khác…
Hiện nay trên thị trường có 3 loại thiết bị tổng đài điện thoại phổ biến:
- Tổng đài Analog: sử dụng công nghệ Analog để truyền tải tín hiệu âm thanh.
- Tổng đài IP: sử dụng công nghệ IP để truyền tải tín hiệu âm thanh qua mạng internet.
- Tổng đài ảo: loại tổng đài này được cung cấp dưới dạng dịch vụ dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Tổng đài ảo có thể được sử dụng từ bất kỳ đâu khi có kết nối internet.
Một số lợi ích của hệ thống tổng đài điện thoại:
- Quản lý các cuộc gọi một cách hiệu quả, giúp giảm thời gian chờ đợi và tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
- Tự động hóa các tác vụ như: chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi và phân loại cuộc gọi, giảm thời gian cho nhân viên giuớ tập trung vào công việc chính của mình.
- Tiết kiệm chi phí gọi điện thoại nhờ sử dụng các tính năng như: cước phí theo giờ, định tuyến cuộc gọi và quản lý băng thông.
- Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cung cấp cho khách hàng một hệ thống giao tiếp hiệu quả và dễ sử dụng.
Tuy nhiên khi lựa chọn tổng đài điện thoại, chúng ta cần phải lưu ý một số vấn đề như: nhu cầu, loại hình kinh doanh, khả năng tương thích và nhà cung cấp dịch vụ.
